10 medidas que deben adoptar las empresas para afrontar una pandemia

10 medidas que deben adoptar las empresas para afrontar una pandemia

¿Necesita adoptar medidas como empresa para afrontar la pandemia actual y no sabe qué hacer? En GAEL Solucions podemos ayudarle. Pero antes, le daremos 10 consejos que le irán de maravilla a su negocio ¿los quiere conocer? Acompáñenos.

Escuchar la palabra pandemia nos llena de preocupación y las razones sobran. Sin embargo, adoptando las medidas adecuadas, la operación de las empresas puede continuar al mismo tiempo que se cuida de la seguridad de la salud de todo el personal.

En general, todas las organizaciones deben contar con un Plan de Continuidad del Negocio (BCM por sus siglas en inglés) para afrontar cualquier tipo de contingencia que pudiese presentarse. Una pandemia es una de ellas.

En una situación de pandemia la continuidad de la operación se puede ver afectada por retrasos o interrupción en las entregas de materias primas.

También puede suceder que la demanda de los mercados experimente cambios motivado por la situación y muchas otras más amenazas que pueden comprometer de manera seria la actividad empresarial.

Lo recomendable es conocer todos los escenarios posible. Y estar preparados para abordarlos de manera exitosa para que la continuidad de las actividades no se vea afectada de manera considerable.

Aquí le facilitamos algunos consejos que pueden resultar de gran utilidad.

1. Definir un equipo de control de emergencias

Dentro de la organización es importante contar con un equipo multidisciplinario, integrado por personas de las diferentes áreas y departamentos, que se prepare para afrontar cualquier situación de emergencia que pudiese presentarse.

2. Identificar los riesgos y oportunidades

El equipo de control de emergencias debe hacer una evaluación de riesgos, para identificar todas las situaciones potenciales que pudiesen afectar de una u otra manera la continuidad de la operación.

En función de los posibles escenarios identificados, se establecen protocolos de acción que permitan abordar cualquier situación de manera eficaz y garantizar la continuidad de la operación.

Tome en cuenta las características del entorno, si se trata de una zona susceptible de sismos o inundaciones, si hay un aeropuerto cercano y todos los factores externos que pudiesen generar una situación de emergencia.

3. Prepare a todo el personal para respuesta en situaciones de emergencia

Con todas las acciones de respuesta elaboradas, el siguiente paso es proporcionar entrenamiento a todo el persona. De acuerdo con sus responsabilidades dentro de la organización en función de los diferentes tipos de emergencia que hayan podido identificar.

Ponga el foco que aquellas áreas críticas para reforzar las actuaciones necesarias de manera eficaz.

Para actuación en caso de una pandemia debe incluir protocolos de bioseguridad, cadena de suministros, sistemas de distribución y atención al cliente, entre otras medidas.

Establezca un plan que permita a la empresa garantizar sus operaciones por un determinado tiempo sin necesidad de recibir materias primas u otros insumos importantes. Muchos lo llaman “días de supervivencia”.

Ese plazo le puede dar un margen de tiempo para tomar medidas que permitan resolver inconvenientes sin afectar la operación

4. Defina las pautas para la comunicación en situaciones de contingencias

Para garantizar un buen servicio de atención al cliente y proteger la reputación de la empresa, es importante que establezca la forma en que se deben realizar las comunicaciones ante situaciones de emergencia.

Una comunicación oportuna es vital para garantizar la continuidad del negocio en cualquier situación.

5. Mantenga un programa de prevención en salud y seguridad para su personal

El bienestar físico y emocional del personal bajo su responsabilidad es indispensable para que la organización no sufra interrupciones.

Cuando todo el equipo sabe lo que tiene que hacer ante una situación que se sale de lo normal, todos actuarán con serenidad y la emergencia tendrá un impacto mucho menor.

Mantenga un programa de formación que incluya temas relacionados con hábitos saludables, prevención de enfermedades contagiosas en general, fortalecimiento del sistema inmunológico y seguridad basada en el comportamiento.

De esta manera, todos podrán dar la mejor respuesta en caso de ser necesario.

6. Proteja la salud de sus colaboradores

Identifique las actividades que pueden realizarse de manera remota; en una situación de pandemia, reducir la cantidad de personas que acudan a las instalaciones de la empresa es importante para los planes de prevención de la salud del personal.

De esta manera le resultará más fácil determinar quiénes y cómo pueden trabajar desde casa y definir medidas de protección efectivas para el personal que es indispensable en las instalaciones.

Establezca protocolos claros y fáciles de seguir de higiene personal y limpieza y desinfección de las instalaciones que puedan ser aplicados por todos los niveles de la organización.

7. Defina un presupuesto para situaciones de emergencia

Contar con un fondo de emergencia para mantener la continuidad de las operaciones es esencial. En caso de pandemia u otras situaciones, el flujo de caja puede verse reducido.

Si no se cuenta con recursos para abordar la coyuntura, podría verse en la necesidad de reducir el personal o cualquier otra medida que afecte tanto a sus colaboradores como a la supervivencia de la Empresa.

Tener un fondo de continuidad y recuperación le dará la tranquilidad de tener un margen de maniobra suficiente hasta que pueda volver a la normalidad.

8. Realice una revisión periódica del sistema de gestión de riesgos

En el mundo actual, en el que los cambios tienen lugar a gran velocidad, los riesgos y amenazas a los que puede estar expuesta una organización pueden cambiar con rapidez haciendo que las medidas de actuación en caso de emergencia se vuelvan ineficaces y obsoletas.

Para asegurar que las medidas adoptadas siguen siendo eficaces, evalúe junto al equipo de emergencias el análisis de riesgos. Identifique nuevas amenazas y ajuste los procedimientos según sea necesario.

9. La gestión y protección de datos: un aspecto crítico

En el sistema de gestión de riesgos, la protección y respaldo de todos los datos y la información de la empresa es vital para garantizar la continuidad.

Establezca los protocolos de seguridad con los estándares más altos para prevenir cualquier intento de acceso a los sistemas por personas no autorizadas.

10. Mantenga una comunicación fluida con las comunidades vecinas

Para garantizar la continuidad del negocio en tiempos de pandemia y en cualquier otra situación de emergencia, es fundamental mantener un canal de comunicación con empresas y comunidades de los alrededores.

Mantener un Programa de Responsabilidad Social integral es indispensable, tanto en situaciones de emergencia como en condiciones normales.

Ahora que conoce estos consejos, si necesita ayuda, GAEL Solucions estamos de su parte.

Haremos un plan de acción para adoptar las mejores medidas posibles con la idea de que su negocio se estabilice y tenga un mejor rendimiento.

Disponer de la experiencia y herramientas adecuadas, es la clave del éxito de cualquier empresa. 

Contacte con nosotros y explíquenos su caso. Juntos haremos que, afrontar cualquier pandemia, no suponga ningún problema para alcanzar sus objetivos empresariales.